Gastos deducibles: guía 2023

Todo lo que necesitas saber sobre los gastos deducibles del autónomo: qué gastos se pueden deducir del IVA y el IRPF, requisitos y mucho más.

¿Qué son los gastos deducibles para autónomos?

Los autónomos generan constantemente gastos necesarios para llevar a cabo sus actividades profesionales, como la compra de materiales, herramientas, alquiler de locales y otros desembolsos. A menudo, intentan recuperar estos gastos. Es aquí donde entran en juego los “gastos deducibles”, que son aquellos que se pueden restar de los ingresos en las declaraciones fiscales debido a su importancia para la actividad.

Deducir un gasto significa restarlo de los ingresos, lo que reduce la base imponible utilizada para calcular los impuestos a pagar. Por ejemplo, si facturaste 40.000 € y gastaste la mitad en costos de proveedores, tus beneficios reales serían 20.000 €. No sería justo pagar impuestos sobre los 40.000 €. Por lo tanto, la Agencia Tributaria contempla la idea de gastos fiscalmente deducibles para garantizar un impuesto justo para todos.

Definición de gastos deducibles

Los gastos deducibles son aquellos desembolsos realizados por un autónomo en el desarrollo de su actividad, que Hacienda permite incluir en las declaraciones de IVA o IRPF para reducir la carga fiscal.

Los gastos deducibles y su impacto en la fiscalidad del autónomo

Dado la amplia variedad de gastos que los autónomos generan, conocer los gastos deducibles es esencial. Hacienda permite contabilizar estos gastos para el cálculo tanto del IVA como del IRPF. Esto puede marcar una gran diferencia en tus finanzas, por lo que es crucial entender y gestionar correctamente estos gastos. De lo contrario, podrías pagar más impuestos de lo necesario o enfrentar problemas con la Agencia Tributaria.

Cómo deducir (bien) tus gastos de autónomo

Cuando se trata de gastos fiscalmente deducibles, los errores pueden ocurrir al deducir demasiado o demasiado poco. Para asegurarte de hacerlo correctamente, debes seguir dos reglas fundamentales:

  1. Un gasto es deducible cuando es necesario y exclusivo para el desarrollo de tu actividad como autónomo.
  2. Un gasto es deducible si puedes proporcionar una factura (en algunos casos, un recibo puede ser suficiente).

Para deducir un gasto, debes cumplir ambos requisitos. Un gasto debe ser necesario y exclusivo, sin lugar a dudas, y debes mantener una factura que demuestre la compra. Cuando no tienes una factura, debes conservar al menos un ticket o recibo que justifique el pago, aunque en este caso, no podrás recuperar el IVA.

Tipos de gastos deducibles del IRPF o del IVA

Algunos gastos deducibles se pueden contabilizar para reducir el IVA y el IRPF, mientras que otros solo se aplican a uno de ellos. Esto depende de si tienes factura o no:

  • Gastos permitidos por ley con factura: Puedes descontar el IVA de estos gastos para reducir el IVA trimestral y también contabilizar la base imponible (sin IVA) para disminuir el IRPF anual.
  • Gastos permitidos por ley sin factura, pero con ticket: Puedes descontar el importe total (base imponible + IVA) del IRPF.

Los gastos deducibles más comunes de los autónomos

A continuación, se presentan 20 gastos deducibles comunes que pueden ser aplicables a tus actividades como autónomo:

Y ahora que te has hecho una idea, añadamos los detalles. Estos son los 20 gastos deducibles más comunes del IVA y/o del IRPF:

1. Gastos de alquiler

  • Si tienes un local alquilado, como oficina, almacén o punto de venta, podrás deducir este costo en su totalidad si el contrato está a tu nombre y has informado a Hacienda previamente.

  • Si trabajas desde casa, solo podrás deducir una parte proporcional, por ejemplo, si tu casa mide 100 m2 y trabajas desde un despacho de 20 m2, podrás deducir el 20% de los gastos de alquiler.

  • Asegúrate de que el contrato de alquiler no prohíba el uso residencial para actividades económicas.

  • Deducciones:

    • Gasto deducible del IRPF.
    • Gasto deducible del IVA si tienes un local y una factura.

2. Gastos por suministros

  • Si tienes un local específico para tu actividad, puedes deducir todos los gastos por suministros. Si trabajas desde casa, Hacienda permite deducir solo el 30% del gasto por suministros.

  • Este porcentaje se aplica sobre el espacio dedicado exclusivamente a la actividad.

  • Deducciones:

    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

3. IBI, tasa de basura y comunidad de propietarios

  • Estos gastos son deducibles solo para quien los paga.

  • En el caso de vivienda, solo puedes deducirlos en el porcentaje correspondiente al espacio dedicado a tu actividad.

  • Deducción:

    • Gasto deducible del IRPF.

4. Gastos de telefonía e Internet

  • El teléfono fijo y la conexión a Internet en la oficina son deducibles. Si trabajas desde casa, debes tener líneas exclusivas para la actividad.

  • Deducciones:

    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

5. Materiales y materias primas

  • Los gastos derivados de la compra de materiales son deducibles, como consumos de explotación.

  • Deducciones:

    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

6. Compra y reparación de bienes de inversión

  • Los bienes de inversión (superiores a 3,000 €) y sus reparaciones son deducibles del IVA. Para el IRPF, se aplica la amortización.

  • Deducciones:

    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

7. Amortizaciones

  • Los bienes de inversión se amortizan fiscalmente. Se consideran aquellos que exceden los 3,005.06 €.

  • Deducción:

    • Gasto deducible del IRPF.

8. Gastos de marketing y publicidad

  • Todos los gastos en marketing y publicidad son deducibles con factura.

  • Deducciones:

    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

9. Gastos de atención a clientes y proveedores

Gastos de atención a clientes y proveedores:

  • Incluye gastos de merchandising y regalos. Deductibles hasta un máximo del 1% de tu facturación.

  • Deducciones:

    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

10. Creación y mantenimiento de tu página web

Todos los gastos relacionados con tu sitio web son deducibles.

  • Deducciones:
    • Gasto deducible del IRPF.
    • Gasto deducible del IVA si tienes factura.

11. Gastos de asesoría y contabilidad

Incluye gastos de asesoría contable, fiscal, legal y laboral.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

12. Gastos de otros profesionales

Todos los servicios prestados por otros profesionales son deducibles.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos potencialmente deducibles del IVA si tienes factura.

13. Gastos financieros

Comisiones de tarjetas, cuentas o transferencias e intereses generados por préstamos y créditos son deducibles.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.

14. Cuotas de autónomos

La cuota de autónomos a la Seguridad Social es deducible.

  • Deducción:
    • Gasto deducible del IRPF.

15. Gastos derivados de tener otros trabajadores

Cotizaciones a la seguridad social, pagas extraordinarias, retribuciones flexibles, indemnizaciones, seguros y gastos de formación son deducibles.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos potencialmente deducibles del IVA (en el caso de dietas y desplazamientos) si tienes factura.

16. Dietas

Gastos en concepto de dietas son deducibles, pero deben cumplir ciertos requisitos.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

17. Desplazamientos y viajes

Gastos en taxi, transporte público y viajes son deducibles con la correspondiente factura.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

18. Vehículos y combustible

Los gastos relacionados con el vehículo son deducibles, especialmente si se usa exclusivamente para la actividad profesional.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF (en el caso de vehículos profesionales).
    • Gastos deducibles del IVA (al 50% en caso de vehículo personal) si tienes factura.

19. Herramientas online

Pagos por herramientas online relacionadas con la actividad profesional son deducibles.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.
    • Gastos deducibles del IVA si tienes factura.

20. Seguros

Seguros relacionados con la actividad profesional son deducibles.

  • Deducciones:
    • Gastos deducibles del IRPF.

Otros gastos fiscalmente deducibles

Incluyen libros, suscripciones a revistas profesionales, asistencia a cursos, seminarios, congresos y cuotas de pago a colegios profesionales o asociaciones empresariales.

Los gastos de difícil justificación

Los gastos de difícil justificación son aquellos desembolsos que, inicialmente, resulta complicado deducir a pesar de haberse generado en el desempeño de tu trabajo. Aunque están vinculados con tu actividad, carecen de una justificación clara. Sin embargo, estos gastos llevan consigo una reducción automática que se aplica en la declaración de la Renta, siempre y cuando el autónomo cumpla con dos requisitos:

  1. Calcular el Impuesto de la Renta mediante la modalidad de estimación directa simplificada, que implica evaluar el beneficio teniendo en cuenta la diferencia entre ingresos y gastos. Para determinar si esta modalidad aplica a tu caso, verifica si seleccionaste la casilla 609 en tu alta en Hacienda (modelo 037 o 036).

  2. Tener beneficios en tu actividad, es decir, que los ingresos generados por tu negocio sean superiores a los gastos.

Cuando se cumplen estas dos condiciones, se aplica la reducción por gastos de difícil justificación de la siguiente manera:

  • Se resta el 5 % al beneficio obtenido mediante la diferencia entre ingresos y gastos.
  • La cantidad resultante se suma al total de gastos de la actividad, reduciendo así el beneficio imponible y, en consecuencia, el pago de impuestos en la declaración de la Renta.

Es importante destacar que los gastos de difícil justificación no pueden exceder el límite de los 2.000 €.

A modo de ejemplo, consideremos que en 2019 obtuviste ingresos por 20.000 € y tus gastos fueron de 10.000 €. Tu beneficio sería de 10.000 €, cumpliendo con las condiciones para aplicar la reducción por gastos de difícil justificación. El cálculo de los gastos deducibles de difícil justificación sería el siguiente:

  • Restamos el 5 % al beneficio: 10.000 € * 5 % = 500 €.
  • Sumamos esta cantidad a los gastos: 10.000 € + 500 € = 10.500 € de gastos totales.

Así, en tu declaración de la Renta, pagarás impuestos por una cantidad reducida de 500 €, ya que tus gastos han aumentado automáticamente, sin necesidad de realizar acciones adicionales.

Cómo contabilizar los gastos deducibles

La organización de la contabilidad representa uno de los pilares fundamentales en la vida de los autónomos. Mantener bien estructurados tus ingresos y gastos te evitará muchos problemas cuando llegue el momento de presentarlos ante Hacienda.

Como hemos mencionado en la guía, el primer paso es solicitar facturas por todas las compras o gastos relacionados con tu trabajo. Aunque pueda parecer un trámite simple, es una práctica que puede aportar muchos beneficios.

Además, es crucial mantener los libros de registro de tus gastos e inversiones. Si no estás familiarizado con este término, no te preocupes, ya que no se trata de un trámite complicado. Consiste simplemente en organizar todos los gastos y sus facturas en un mismo lugar.

Como autónomo, es necesario llevar un registro exhaustivo de la contabilidad de tu negocio en caso de que Hacienda decida realizar una inspección. Por esta razón, es esencial tener al día estos libros de cuentas, que contengan toda la información referente a los gastos realizados en los últimos 4 años.

Mantener una contabilidad ordenada no solo es una obligación legal, sino también una práctica que te brindará claridad sobre el estado financiero de tu negocio y facilitará cualquier proceso de fiscalización.

Cómo declarar los gastos deducibles

Una vez que conoces cómo organizar los gastos deducibles, es fundamental entender cómo presentarlos para poder recuperar ese importe. Para deducir estos gastos, así como declarar el IVA y el IRPF, necesitarás completar lo que se conoce como “modelos”.

Los modelos son documentos oficiales con un formato específico que debes cumplimentar con toda tu información fiscal y presentar en Hacienda dentro de plazos determinados. La finalidad de estos documentos es informar a Hacienda sobre las actividades de tu negocio.

Los modelos más comunes que los autónomos deben presentar para deducirse los gastos son tres:

  1. Modelo 303: Se utiliza para la declaración del IVA. Es un modelo trimestral que refleja las operaciones realizadas en el período correspondiente.

  2. Modelo 390: Este modelo es anual y también se utiliza para la declaración del IVA. Debe presentarse una vez al año y resume las operaciones del ejercicio fiscal.

  3. Modelo 130: Se utiliza para la declaración del IRPF. Al igual que el modelo 303, es trimestral y refleja las retenciones de IRPF realizadas en el período.

En cuanto a los plazos de presentación, existen modelos trimestrales, como el 303 y el 130, y modelos anuales, como el 390 o la declaración de la renta, que se presentan una vez al año.

Cada modelo se enfoca en un ámbito diferente y requiere que completes casillas específicas. En ausencia de un programa automatizado, puede resultar confuso. Si necesitas más información sobre la presentación de modelos, te recomiendo consultar este artículo sobre cómo presentar los modelos cada trimestre, donde se explica el proceso en detalle.

Ahorra más con los gastos deducibles

Como hemos explorado a lo largo de la guía, los gastos son la clave fundamental para ahorrar en la declaración de la renta del autónomo. Independientemente de si eres principiante o cuentas con experiencia, para maximizar los ahorros con los gastos deducibles, es esencial tener en cuenta los siguientes puntos:

  1. Deducir todos los gastos posibles: No subestimes la importancia de deducir todos los gastos que legalmente puedes incluir. Por ejemplo, quienes trabajan desde casa a menudo descartan deducir gastos de suministros, pero incluso pequeñas cantidades pueden sumar significativamente.

  2. Calcular los porcentajes correspondientes: Algunos gastos no son deducibles al 100% o tienen límites específicos, como es el caso de las dietas. Asegúrate de aplicar los porcentajes correctos para maximizar tus beneficios.

  3. Evitar deducir gastos no permitidos: Es importante no incluir gastos que no son elegibles, como la lista de la compra o la compra de un nuevo televisor para el salón.

Siguiendo estas premisas, los gastos deducibles te permitirán ahorrar al máximo en tu declaración de la renta, ofreciéndote la posibilidad de reinvertir esos ahorros en el crecimiento de tu negocio.

Si aún tienes dudas sobre qué gastos puedes deducir en tu actividad, te recomiendo consultar a tu gestor o asesor. En Asefiscal, contamos con un módulo de análisis de gastos deducibles que proporciona consejos personalizados según tu caso específico. Puedes utilizarlo para aclarar tus dudas y saber qué gastos son deducibles y cuáles no. Además, nuestro equipo de asesores está disponible para realizar un estudio personalizado de tus gastos y responder a cualquier pregunta que puedas tener.

Si prefieres un enfoque más personal, puedes solicitar una llamada gratuita de asesoramiento. Nuestros expertos estarán encantados de compartir contigo todos los trucos para comenzar a ahorrar más con los gastos deducibles.

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